Nu se pune problema *daca*… Este doar o problema de *cand* tu si afacerea ta veti fi afectati de un dezastru natural sau uman. Sansele ca operatiile tale normale de afaceri sa fie intrerupte de esecul echipamentului, eroarea unui operator, caderi de energie, sau alte calamnitati si dezastre sunt mai mari azi decat oricand altcandva. Planificarea si pregatirea inainte ca dezastrl sa loveasca este cel mai bun mod sa te asiguri ca afacerea va supravietui! Aici sunt 10 pasi pe care poti sa ii faci pentru a-ti proteja afacerea:
1. Creaza o echipa pentru un dezastru virtual in compania ta.
O echipa pentru dezastru virtual este cea mai buna modalitate de a stange informatii si perspective ceea ce este esential in pregatirea unui plan eficient de prevenire sau recuperare dupa un dezastru. O planificare potrivita de acest fel necesita informatii din toate perspectivele companiei tale, si deasemenea de la surse exterioare. Proprietarii singulari, instructorii, si consultantii ar trebui sa caute ajutor din partea prietenilor si asociatilor in imaginarea oreratiilor afeceriale di toate perspectivele.
2. Sustine un inventar compet al bunurilor.
Asigura-te ca incluzi tot echipamentul, echipamente, aprovizionarilor, si inventarului. Apoi mareste-ti inventarul scris cu fotografiii si/ sau casete video a tuturor zonelor.
3. Protejeaza-ti echipamentul.
Muta echipamentul departe de usi si ferestre unde pot sii distruse de daramaturi, vant si apa in timpul unei furtuni. Protejeaza echipamentul major industrial sau de productie, masinariile din birou, computerele, componentele periferice si accesoriile, de praf, mizerie, daramaturi, umezeala si flucuatii electrice. Instaleza scheme de blocare a reactiei si surse de electricitate neintrerupta. Acopera echipamentul pentru a-l proteja de scurgeri de apa de la tevile si instalatiile din tavan.
Muta echipamentul, documentele, proviziile, si inventarul din subsoluri, si alte zone predispuse la inundatii.
4. Protejeaza-ti registrele vitale.
Identifica registrele vitale operarii in afacerea ta. Depoziteaza copii ale acestor registre intr-un loc ferit. Implementeaza un program de management a registrelor si proceduri standard de manevrare a dosarelor electronice si documentelor scrise pe hartie. Stabileste si imputerniceste un sistem de sustinere a datelor din computer.
5. Stabileste depozitarea ferita sau politici de locatie alternativa.
Dezvolta o politica pentru depozitarea ferita a documentelor originale puternice, rapoartelor vitale si dosarelor electronice foarte importante. Stabileste o locatie alternativa sau de urgenta de unde sa poti indeplini functiile critice ale afacerii tale in cazul in care nu ai putea sa intri in cladire afacerii tale. Daca mai sunt si alti membrii in personalul tau, asigura-te ca ei inteleg aceste politici si responsabilitatile individuale in timpul si dupa situatia dezastruoasa.
6. Dezvolta, testeaza si revizuieste planul in caz de dezastru.
Din momentul in care ai elaborat ceea ce pare un plan bun pentru limitarea efectelor unui dezastru sau intreruperea afacerii, trebuie sa testezi planul pentru a te asigura ca iti indeplineste nevoile si asteptarile. Tine note detaliate si clare pe tot parcursul fazelor testarii planului. Revizuieste-ti planul bazandu-te pe rezultatele si notele testului. Apoi testeaza-ti planul revazut.
7. Cauta consiliere legala pentru contracte si intelegeri.
Intrare intr-un tip de intelegere, contract, inchiriere, propuneri sau semnarea oricarui document pe care nu l-ai citit sau pe care nu il intelegi in totalitate este o invitatie deschisa dezastrelor in afaceri. Nu incerca sa “il faci singur!”
8. Revizuieste nevoile si documentele de asigurare.
Intalneste-te cu agentul tau de asigurari, consultantul, sau consilierul si determina nevoile tale de asigurare. Explica declaratiile de politici, si asigura-te ca intelegi tipurile de acoperire, limitele acesteia, eexcluderile si sumele impozitate.
9. Pregateste-te pe tine si personalul tau pentru intreruperi si dezastre in afaceri.
Mici sau mari… Naturale sau umane… Daca te loveste direct sau pe o firma de care depinzi… Trebuie sa fii pregatit inainte ca un dezastru sau o intrerupere de afaceri sa aiba loc. Planul in caz de dezastru pentru afacerea ta nu va fii eficient decat daca stii si intelegi nevoile si responsabilitatile cand afacerea ta este afectata de un dezastru sau o intrerupere. Tine ore de prim ajutor si de reanimare prin oficialii unui serviciu de urgente local. Dezvolta si mentine potitici de depozitare ferita, proceduri de operare, orare si proceduri de sustinere a informatiilor din computer. Cand citesti de dezastre care afecteaza alte afaceri, revizuieste-ti planul tau in caz de dezastru si asigura-te ca acopera un astfel de eveniment.
10. Pregateste-ti locul de lucru pentru dezastru.
Strange si arunca gunoiul, mizeriile si resturile din si din exteriorul cladirii tale. Curata-ti acoperisul, subsolurile, burlanele si santurile de scurgere. Tine o inspectie fizica asupra afacerii tale si cauta securitatea potentiala securitate, hazarde provenind din foc si fire electrice. Elaboreaza o procedura de evacuare ordonata, care tine cont de persoanele cu infirmitati. Stabileste deasemenea un traseu de evacuare primara si secundara din cladirea ta.
