Eficienta oricarei firme sau institutii depinde si de cat de bine sunt administrate documentele, iar unul din aspectele esentiale este arhivarea. Daca sunteti dezorganizati in arhiva, pot avea de suferit atat operatiunile zilnice, care pot fi intarziate, dar pot sa apara si probleme juridice si clienti nemultumiti.
Obiectivul arhivarii documentelor este de a asigura un sistem unitar de evidenta, inventariere si selectionare a documentelor, confidentialitatea si securitatea documentelor arhivate. Daca tineti cont de recomandarile noastre, puteti avea o arhiva exemplara si, oricand aveti nevoie de vreun document, veti sti de unde sa-l luati.
Eliminati dosarele inutile
Operatiunea de arhivare decurge mai rapid si mai simplu daca incepeti prin a elimina dosarele si documentele de care nu mai aveti nevoie. Incepeti cu dosarele al caror termen limita de pastrare a expirat. Exista firma specializate pentru distrugerea de documente. Inainte sa incepeti procesul de selectie a documentelor inutile, anuntati firma cu care lucrati si la sediu vor fi adusi saci speciali, care vor fi apoi ridicati dupa ce ii umpleti cu actele nefolositoare. Procesul de distrugere e realizat de profesionisti, conform unei proceduri foarte clare si in conditii de maxima confidentialitate.
Verificati termenul de pastrare
Documentele care trebuie arhivate au un anumit termen limita, asadar e bine sa va puneti la curent cu prevederile legale exacte, in functie de tipul documentului si in functie de specificul activitatii voastre. Si pentru aceasta operatiune exista firme specializate.
Alocati un spatiu corespunzator pentru arhiva
Multe dintre hartiile arhivate acolo raman, pana cand sunt distruse. Dar pana atunci, trebuie pastrate intr-un loc unde sunt protejate si conservate in conditii corespunzatoare. Documentele pe hartie sunt permanent expuse riscului de a fi mistuite intr-un incendiu, de a fi distruse de inundatii sau in timpul dezastrelor naturale, atrage atentia Arhivatorul.
Prin urmare, arhiva trebuie sa fie localizata in afara spatiului de lucru, intr-o zona sigura. De regula, se apeleaza la un centru profesional de pastrare a documentelor, unde sunt conditii pe care la sediu nu le aveti. Dosarele sunt tinute in unitati speciale, compartimentate, unde sunt protejate de praf si umezeala. In plus, centrul de pastrare a documentelor e echipat cu sisteme pentru:
- controlarea temperaturii;
- detectarea si prevenirea incendiilor;
- unitate permanenta de pompieri;
Accesul usor la documentele arhivate
Poate nu aveti nevoie des de arhiva, dar atunci cand e cazul, e bine sa stiti exact de unde le luati, pentru a nu pierde timp pretios. Majoritatea arhivelor din sediul firmelor sau institutiilor nu sunt foarte bine organizate si e nevoie de ore intregi, daca nu chiar de zile, pentru a scormoni prin cutii, pana ajungeti la informatia de care aveti nevoie. Cand arhiva este in afara sediului, intr-un centru special, documentele si dosarele primesc un cod de bare si, cand aveti nevoie, sunt imediat gasite.
Digitalizarea documentelor
Documentele asa-numit active, de care aveti nevoie in mod frecvent, trebuie digitalizate. Astfel, nu pierdeti vremea cautand prin dulapuri si diverse rafturi. Puteti realiza acest lucru cu un document profesional de scanare a documentelor pe care apoi, doar cu optiunea cautare si un click, il puteti vizualiza imediat.
