Comportamentul aparent inofensiv al colegilor poate cauza prejudicii insemnate relatiilor de munca si productivitatii la nivelul companiilor cu locatii multiple, conform rezultatelor publicate recent în cadrul unui studiu comandat de Cisco Systems si citat de www.SMARTfinancial.ro.
Cercetatorii au constatat ca bazarea excesiva pe e-mail, lipsa de raspuns la mesaje si utilizarea unor modalitati neadecvate de comunicare pot afecta încrederea în capacitatile colegilor de munca si pot stanjeni evolutia proiectelor esentiale. Frecvent, atunci când echipele virtuale neglijeaza necesitatea de a socializa, de a realiza contacte vizuale si de a actualiza profilurile de comunicare, increderea reciproca se fragilizeaza si poate disparea cu usurinta, conducând la aparitia conflictelor si la compromiterea relatiilor de colaborare.
Studiul Cisco, intitulat The Psychology of Effective Business Communications in Geographically Dispersed Teams (Psihologia comunicarii eficiente la nivelul echipelor dispersate geografic), efectuat de specialistii în psihologie ocupationala de la firma Pearn Kandola, examineaza fenomenele de erodare a încrederii care afecteaza numeroase echipe virtuale.
Comparand avantajele si dezavantajele comunicarii bazate pe computer în comparatie cu interactiunile personale directe, raportul identifica noi reguli de comunicare care pot ajuta echipele virtuale sa conlucreze cu succes. “Practicile de excelenta” in comunicarea virtuala recomandate în raport includ stabilirea de conventii privind timpul de raspuns si stabilirea de reguli pentru selectarea mediilor si a frecventei comunicarii – mai ales în cazul echipelor cu structura multiculturala.
Incurajarea socializarii si a conversatiilor ad-hoc la un “automat de cafea” virtual prin utilizarea de comunicatii media spontane si
complexe pot contribui la accelerarea dezvoltarii relatiilor bazate pe încredere reciproca. “Prin intermediul globalizarii, formarea de echipe virtuale devine o practica uzuala în numeroase organizatii. Cu toate acestea, frecvent, echipele virtuale depun eforturi deosebite pentru a egala performantele echipelor aflate în aceeasi locatie”, precizeaza Carolyn Shearsmith, psiholog ocupational la Pearn Kandola si coautor al raportului.
Raportul evidentiaza aspectele care contribuie la succesul sau la esecul colaborarii în cadrul echipelor virtuale. Utilizatorii comunicatiilor electronice consuma pâna la de patru ori mai mult timp pentru schimbul aceluiasi numar de mesaje decât în cazul comunicarii personale directe, mai ales deoarece, în acest al doilea tip de comunicare, mesajele non-verbale reprezinta pâna la 63 la suta din semnificatia sociala. Fragilitatea încrederii la nivelul echipelor virtuale se poate datora “invizibilitatii comportamentale” în lipsa observarii personale directe, inexistentei interactiunilor sociale si “linistii virtuale” cauzate de absenta raspunsurilor la e-mail-uri si la mesajele vocale.
“Linistea virtuala” generata de o persoana care nu raspunde la mesajele primite poate întrerupe fluxul operational si chiar genera suspiciuni privind sustragerea de la munca a “partii tacute”. De asemenea, la nivelul echipelor virtuale se poate manifesta o exagerare a diferentelor culturale dintre membrii. Este posibil ca echipele multiculturale sa necesite pâna la 17 saptamâni pentru a atinge acelasi grad de eficienta ca al echipelor monoculturale.
Persoanele apartinand “culturilor cu grad sporit de contextualitate” (de exemplu, din Asia, din America de Sud, din Orientul Mijlociu si, într-o mai mica masura, din Franta, din Spania si din Grecia) tind sa nu-si exprime sentimentele într-o maniera explicita, în timp ce indivizii apartinând “culturilor cu grad redus de contextualitate” (din America de Nord si din majoritatea tarilor europene) manifesta o tendinta opusa.
“Studiul nostru arata ca instrumentele media selectate pentru un anumit tip de comunicare – mesagerie instantanee sau videoconferinte – sunt aproape la fel de importante ca si continutul comunicarii. Pentru a tine pasul cu actualele structuri organizationale si cu tehnologiile noi, modelele comportamentale trebuie sa sufere transformari. Cercetarile efectuate arata modalitatile prin care alegerea si utilizarea corecte ale instrumentelor de comunicare pot crea identitatea partajata si contextul partajat care se dovedesc extrem de importante pentru succesul operational al echipelor virtuale. De exemplu, utilizarea preferentiala a postei electronice pentru conversatii cu colegi de munca din alte parti ale lumii contribuie într-o mica masura la construirea relatiilor si a încrederii interpersonale”, a adaugat psihologul Carolyn Shearsmith.
Sursa: Rompres & SMART financial – www.SMARTfinancial.ro ©
