De Lesley Gunn
De cate ori ai zis, “Nu am timp”? Desi ne ghidam cu totii dupa acelasi ceas cu 24 de ore, multi dintre noi se simt in criza de timp pentru a realiza tot ceea au de facut.
Urmatoarele sfaturi iti pot imbunatati abilitatile de organizare a timpului ajutandu-te sa delimitezi lucrurile importante, sa creezi un sistem functional si sa indepartezi factorii care-ti irosesc timpul.
1 Delimiteaza-ti prioritatile. Ce speri sa realizezi intr-o zi – sau intr-o luna sau un an? Ce angajamente ti-ai luat deja si in ce activitati noi ai dori sa te implici? De exemplu, ai dori sa te implici intr-un proiect de colaborare intre mai multe departamente sau sa inveti un nou program de calculator? Pune aceste obiective si altele asemanatoare in ordinea prioritatilor si incearca sa estimezi cat timp ti-ar lua fiecare.
2 Realizeaza o evidenta a organizarii timpului. Tine un jurnal zilnic pe parcursul celor cinci zile lucratoare. Inregistreaza-ti in fiecare moment cum iti petreci timpul. Apoi la sfarsitul saptamanii analizeaza-ti obiceiurile in privinta organizarii timpului. Este nivelul de importanta al activitatii potrivit cu timpul pe care il aloci acesteia? Sa zicem ca ai petrecut doua ore, stergand mesaje mai vechi de pe e-mail, desi aveai lucruri mai importante de facut. Acesta este un exemplu de irosire a timpului cu sarcini care nu duc la rezultatele dorite.
3 Dedica-te unui sistem pe care chiar il vei pune in aplicare. Magazinele sunt pline de ustensile de inalta tehnologie care te ajuta sa respecti sedintele programate si sa iti compui un program de lucru detaliat. Indiferent de sistemul pe care il alegi – un calendar obisnuit sau un asistent digital – va functiona numai daca il vei folosi consecvent. Ceea ce conteaza nu este instrumentul in sine, ci obiceiurile si disciplina pe care ti le impui.
4 Schiteaza-ti un plan de lucru in fiecare zi. Foarte multi experti in organizarea timpului considera ca oamenii ar trebui sa petreaca 10 pana la 15 minute pentru a-si stabili prioritatile la inceputul fiecarei zile. Programul tau nu este batut in cuie; poti sa-l mai schimbi pe parcursul zilei. Si, cunoscand aceste informatii, vei putea sa profiti mai bine de ocazii pe masura ce apar.
5 Grupeaza sarcinile asemanatoare. Programeaza sarcinile care necesita eforturi sau resurse similare in acelasi interval de timp. De exemplu, s-ar putea sa-ti fie mai usor sa faci cercetari pe internet pentru trei sau patru proiecte importante in acelasi interval. In mod similar ocupa-te de e-mailuri si alte tipuri de corespondenta in aceeasi perioada de timp.
6 Observa-ti momentele de varf si de slabiciune. Cand esti mai creativ si ai un randament mai bun: dimineata devreme, la pranz sau dupa-amiaza tarziu? Pe de alta parte cand ai momentele cele mai proaste? Devenind constient de orele la care dai randament sau nu, iti poti programa sarcinile pentru momentele potrivite. De exemplu, daca ai un moment de slabiciune la ora 15 dupa- amiaza, s-ar putea sa fie mai bine sa aranjezi dosarele decat sa redactezi un memo important.
7 Controleaza factorii care te distrag. Desi intreruperile la locul de munca sunt inevitabile, impactul lor poate fi limitat. In timpul perioadelor aglomerate, apeleaza la mesageria vocala pentru a filtra apelurile. Cand incerci sa te concentrezi, rezista tentatiei de a-ti verifica e-mailul sau de a raspunde imediat unui mesaj. Daca este posibil, inchide usa pentru a te concentra mai bine.
8 Sirul sarcinilor de rutina. Automatizarea te poate ajuta in organizarea timpului. Profita cat mai mult de speed-dial, macro-urile de la computer, modelele (templates) disponibile si alte scurtaturi care te pot ajuta sa economisesti timpul cu sarcinile de rutina.
9 Nu mai amana. In loc sa amani un proiect de amploare, separa-l in pasi mai mici usor de manevrat. Daca tot te copleseste, nu te infrana de la a delega anumite elemente sau a cere ajutorul altora.
10 Invata sa spui “nu”. Daca o sarcina sau solicitare nu are o importanta majora pentru slujba ta sau pentru obiectivele tale profesionale, si ai foarte multe sarcini de indeplinit, refuza politicos. Totusi, ai putea sa-i oferi cateva solutii alternative persoanei respective in semn de consideratie si spirit de echipa.
Obiectivul principal al perfectionarii abilitatilor tale de organizare a timpului, este de a avea un randament cat mai bun in fiecare zi. Respectand sugestiile de mai sus, s-ar putea sa descoperi ca ai tot timpul de care ai nevoie pentru problemele cele mai importante.
